Сортування даних – це найпоширеніший спосіб упорядкування даних за деякими ознаками. В Excel існують такі способи сортування даних: по спаданню або зростанню, по одному чи кількох стовпцях, настроюване та за кольором.
У цьому матеріалі ми підготували інструкцію, де розповімо про всі види упорядкування даних в Excel. У цій інструкції розбереться навіть новачок.
Швидке сортування в Excel
Іноді потрібно максимально швидко упорядкувати дані в стовпці за зростанням чисел, спаданням або за алфавітом. Для цього ідеально підійдуть кнопки швидкого сортування, призначені саме для виконання поставленого завдання.
Розглянемо приклад. Впорядкувати дані по спаданню в стовпці «Вартість». Щоб виконати сортування даних в Excel, потрібно виконати такі кроки:
- Встановити курсор миші будь-де у стовпці «Вартість».
- На вкладці Дані натиснути кнопку «Від Я до А» (Від найбільшого до найменшого значення).
- Зміни у таблиці набирають чинності відразу.
Зверніть увагу, що після внесення будь-яких змін у клітинках, впорядковані дані збивається. Прийдеться знову звертатися до тих же кнопок, встановивши потрібний порядок вже для нового масиву з даними.
Багаторівневе сортування в Excel
Упорядкування рядків в Excel можна здійснити за кількома стовпцями одночасно. У цьому випадку спочатку відбувається сортування за першим вказаним стовпцем. Потім ті рядки, де клітинки у відсортованому стовпці повторюються, відбувається упорядкування по другому стовпцю і т.д.
Таким чином, звіт про продажі можна впорядкувати спочатку по регіону, потім у межах кожного регіону за посадою, потім у рамках одного регіону та менеджера по категорії товарів.
Виділивши одну клітинку чи всю таблицю, викликаємо на стрічці команду сортування. Обов’язково ставимо галочку Дані з заголовками, щоб назви стовпців не підлягали упорядкуванню. Після цього додаємо необхідну кількість рівнів.
Після натискання на кнопку ОК програма миттєво виконає сортування даних в Ексель таблиці.
Сортування за власним списком
Ми розглянули сортування даних в Ексель за алфавітом чи зростанням чисел. Але іноді потрібно розставити рядки в заданому порядку, який не обов’язково відповідає алфавіту або послідовності, що зростає. Це може бути розташування значень рядків за посадами, званнями або містами у зручній послідовності. Загалом те, що має власну логіку.
Найпростіший (а, отже, вартий уваги) спосіб полягає в тому, щоб у стовпці поруч проставити числа відповідно до бажаного порядку рядків, а потім здійснити сортування таблиці по цьому стовпцю з числами.
Спосіб хороший, але потребує створення додаткового тимчасового стовпця. При частому повторенні операції, це буде забирати час. Якщо доводиться упорядковувати одні й ті самі дані, можна створити спеціальний список, на основі якого потім і відбудеться розподіл даних.
Щоб створити настроюваний список в Excel, заходимо до Файл – Параметри – Додатково – Загальні – Редагувати користувацькі списки…
Тут створюємо або імпортуємо власний список, відсортований у потрібному порядку. Наприклад, уявімо, що нам потрібно створити список упорядкування посад: від начальника до водія. Кожен елемент списку відокремлюється клавішею ENTER. Після закінчення натискаємо клавішу ОК.
Після створення списку, повертаємось до нашої таблиці, встановлюємо курсор миші в будь-якому місці таблиці та викликаємо сортування. У вікні налаштувань в полі Стовпець вибираємо за Посадою, а в полі «Порядок» – потрібно вибрати «Настроюваний список…».
У існуючих списках вибираємо створений раніше власний список та натискаємо OK. Встановлюємо в якому порядку упорядковувати та ще раз натискаємо кнопку OK. Створений список можна використовувати і в інших файлах Ексель.
Сортування в Excel за кольором клітинки, шрифту, значку
У налаштуваннях інструмента також можна використовувати колір клітинки, шрифту та значок (з умовного форматування в Excel). Якщо для форматування окремих клітинок використовувати заливку (наприклад, для вказівки проблемних товарів або клієнтів), то їх легко вивести вгору таблиці за допомогою сортування.
Наприклад, у таблиці зеленою заливкою позначені товари, у яких найбільший прибуток. Виведемо їх вгору таблиці. Щоб виконати сортування клітинок за кольором, виконуємо кроки:
- Встановлюємо курсор у будь-якому місці таблиці та викликаємо сортування на стрічці «Дані».
- У полі Стовпець вибираємо упорядкування за вартістю.
- У полі «Сортування за» – вказуємо «Колір клітинки».
- У полі «Порядок» – вибираємо колір, за яким упорядкувати і в якому порядку.
- Натискаємо кнопку ОК та перевіряємо результат.
Горизонтальне сортування в Excel (по стовпцях)
В Excel можна виконувати сортування по стовпчиках. Наприклад, є таблиця, де потрібно зробити упорядкування стовпців з категоріями в алфавітному порядку.
Щоб виконати сортування по стовпцях, виділяємо таблицю разом із назвами стовпців, у нашому випадку діапазон клітинок B1:F6 та натискаємо «Сортувати». Потім у діалоговому вікні спочатку натискаємо «Параметри…» і ставимо перемикач на стовпці діапазону.
У стовпці «Рядок» вказуємо по якому рядку виконати операцію. У нашому випадку це 1 рядок, оскільки саме в ньому знаходяться назви категорій, які потрібно встановити в алфавітному порядку. Натискаємо кнопку ОК та перевіряємо результат.
Відеоінструкція
Ми розглянули з вами, як виконати сортування даних в Excel. Оцініть, будь ласка, цей матеріал, а якщо у вас залишилися питання, залишайте їх у блоці коментарів і ми постараємося вам допомогти.
