Автозаповнення клітинок в Excel – це автоматичне введення серії даних у певний діапазон. Ми підготували для вас матеріал, в якому показано, як виконувати автозаповнення в Excel числових даних (нумерація), текстових даних, дат та навіть власних списків.
Просте автозаповнення клітинок
Введемо в клітинку «Понеділок», потім затиснувши ліву клавішу миші, потягнути маркер автозаповнення вниз або в інший бік. Маркер автозаповнення – це чорний квадрат розташований у правому нижньому куті поточної клітинки або виділеного діапазону.
Результатом операції буде список із днів тижня. Таким же чином додається інформація і в короткій формі днів тижнів: Пн, Вт, Ср тощо та назва місяців року.
Автоматичне заповнення клітинок дозволяє створювати послідовність чисел з певним кроком (арифметична прогресія). Наприклад, для отримання списку з непарних чисел, достатньо у двох клітинках вказати 1 та 3, потім виділити обидві клітинки та потягнути маркер вниз.
MS Excel може вдало розпізнавати цифри у тексті, що дозволяє легко створювати перелік днів або кварталів. Так легко створити перелік кварталів. Введемо в клітинку «1 квартал» та потягнемо вниз.
Це були стандартні варіанти використання автозоповнення даних в Ecxel, якими обмежуються більшість користувачів. Проте існують ще більш цікаві та ефективні прийоми, про які поговоримо далі.
Автозаповнення в Excel зі списку даних
Крім днів тижня та місяців може виникнути потреба використання і інших списків. Припустимо, що часто потрібно вводити перелік посад чи міст, де знаходяться сервісні центри компанії: Київ, Дніпро, Харків, Одеса, Маріуполь, Миколаїв, Львів, Херсон, Рівне та Полтава. Першочергово необхідно створити та зберегти (у потрібному порядку) повний список назв. Заходимо у «Файл – Параметри – Додатково – Загальні – Редагувати користувацькі списки».
У наступному вікні можна побачити списки, які вже існують. За замовчуванням їх небагато. Але до них можна додати свій власний. Для цього у вікні зліва потрібно натиснути «Новий список», після цього у правій частині через кому або клавішу Enter вказати потрібну послідовність.
Якщо даних багато, їх можна імпортувати, що значно прискорить процес. Для цього заздалегідь десь на аркуші Excel створюємо перелік назв, вказуємо на нього посилання та натискаємо «Імпорт».
Тиснемо двічі OK. Список створений і його можна використовувати для автозаповнення, як у поточному документі, так і у всіх нових.
На практиці частіше доводиться мати справу не з текстовими списками, а послідовністю чисел та дат. На початку статті вже був простий приклад використання автозаповнення при роботі з числами. Проте є більш цікаві варіанти його застосування. Для початку необхідно виділити одне або декілька перших значень послідовності та визначитись в якому напрямку її буде продовжено (вправо чи вниз. Далі відкриваємо діалогове вікно прогресії: «Головна – Заповнити – Прогресія».
Відкриється вікно, в лівій частині якого за допомогою перемикача задається розташування прогресії: вниз (рядками) або вправо (стовпцями).
По центру вікна обрати потрібний тип прогресії:
- Арифметична;
- Геометрична;
- Дати – створює послідовність дат. Обравши цей тип буде активовано розділ «Одиниці», що в свою чергу містить такі варіанти:
- день – перелік календарних дат;
- робочий день – послідовність робочих днів без урахування вихідних;
- місяць – зміні піддаються тільки місяці;
- рік – зміна років.
- автозаповнення – ця опція аналогічна протягуванню за допомогою лівої клавіші миші. Тобто Excel сам визначає: продовжити послідовність чисел або список. Якщо завчасно заповнити дві клітинки числами 2 та 4, то в інших виділених клітинках з’явиться 6, 8 тощо. Якщо ж кількість заповнених клітинок буде більше, Ексель розрахує наближення шляхом лінійної регресії, тобто прогноз прямої лінії тренду.
Нижня частина вікна «Прогресія» дозволяє створювати послідовність будь-якої з урахуванням кінцевого значення та кроку. Наприклад, необхідно заповнити стовпець парними числами від 2 до 500. Протягування такої кількості чисел буде незручним та довгим. Щоб це значно прискорити, необхідно встановити курсор миші на клітинці з першим значенням. Потім у вікні Прогресія вказуємо «Розташування», «Крок» та «Граничне значення».
в результаті виконання операції буде отримано стовпець зі значеннями від 2 до 500. Таким же чином можна отримати послідовність робочих днів на рік вперед (в цьому випадку у якості граничного значення буде останній день року, наприклад 31.12.2023). Можливість заповнювати стовпець або рядок із вказаним граничним значенням – дуже корисна функція, вона позбавляє від безлічі непотрібних дій під час протягування.
Використання миші для автозаповнення
Зазвичай автозаповнення в Excel виконують за допомогою мишки, причому залучені при цьому можуть бути обидві клавіші.
Припустимо, необхідно зробити порядкові номери чисел, починаючи з 1. Зазвичай заповнюють дві клітинки числами 1 та 2, а далі ЛКМ простягають арифметичну прогресію. Проте це можна зробити іншим способом. Заповнюємо лише одну клітинку з числом 1. Протягуємо маркер заповнення в потрібному напрямку (наприклад вниз) та отримуємо стовпець з одиницями. Далі натискаємо на квадратик, який з’являється відразу після протягування та обираємо опцію «Заповнити».
Якщо обрати «Заповнити лише формати», буде продовжено лише формати клітинок. Отримати послідовність чисел можна швидше. Під час протягування клітинки затискаємо клавішу Ctrl та одразу отримуємо потрібний результат. Але цей метод можна застосовувати тільки для отримання послідовності чисел. В інших випадках утримування Ctrl призводить до копіювання даних.
Якщо при просуванні використовувати ПКМ, то після її відпускання одразу з’явиться контекстне меню з новими командами.
Прогресія дозволяє використовувати додаткові варіанти автозаповнення. Однак діапазон клітинок виходить виділеним, і довжина послідовності обмежується останньою клітинкою
Щоб виконати автозаповнення до потрібного граничного числа або дати, можна виконати наступну операцію. Беремо правою кнопкою миші за маркер та тягнемо його вниз, далі одразу повертаємо назад та відпускаємо кнопку – з’явиться контекстне меню автозаповнення. Обираємо опцію «Прогресія». Цього разу виділена лише одна клітинка, тому виставляємо напрямок, крок, граничне значення та отримуємо потрібну послідовність.
Використання функції миттєвого заповнення
Функція миттєвого заповнення автоматично підставляє в заповнюваний діапазон дані, коли виявляє в них закономірність. Наприклад, за допомогою миттєвого заповнення можна розділяти імена та прізвища з одного стовпця або об’єднувати їх з двох різних стовпців.
Припустимо, що стовпець містить імена, стовпець B – прізвища. Потрібно заповнити стовпець з іменами та прізвищами. Якщо ввести хоча б одне повне ім’я в стовпець C, функція миттєвого заповнення допоможе заповнити решту клітинок відповідним чином.
Введемо ім’я та прізвище в С2. Потім за допомогою меню Основне – Заповнити виберемо інструмент «Миттєве заповнення» або натиснемо комбінацію клавіш Ctrl+E.
Excel визначить закономірність у клітинці C2 і автоматично заповнить клітинки вниз до кінця наявних даних.
Автозаповнення дат за допомогою миші
Досить часто потрібно продовжити список дат. Беремо дату і тягнемо лівою кнопкою миші. Відкриваємо квадратик та вибираємо спосіб заповнення.
По робочих днях – чудовий варіант для бухгалтерів, HR та інших фахівців, хто має справу зі складанням різних планів. А ось інший приклад. Припустимо, платежі за графіком наступають 15-го числа та в останній день кожного місяця. Вказуємо перші дві дати, протягнемо вниз та виберемо «Заповнити по місяцях» (будь-якою кнопкою миші).
Зверніть увагу, що 15 число фіксується, а останній день місяця змінюється, щоб завжди залишатися останнім. Використовуючи праву кнопку миші, можна скористатися налаштуваннями прогресії. Наприклад, зробити перелік робочих днів до кінця року.
А як ви використовуєте функцію автозаповнення в своїх електронних книгах Excel? Поділятся своїм досвідом у коментарях або розповсюдьте цей матеріал в своїх соцмережах, щоб про нього дізналося якомога більше людей.
