Автофільтр в Excel – вбудований режим фільтрації числових та текстових значень за певними критеріями в одному або відразу в кількох стовпцях. Він дозволяє швидко вивести дані, які відповідають зазначеним умовам користувача.
Автофільтром користувач контролює як відображені, так і приховані дані таблиць. Також в Excel можна створювати користувацькі автофільтри, які можуть бути добре пристосовані до нестандартних завдань. Процес фільтрації даних виконується не лише за числовими чи текстовими значеннями, а також і за кольорами фону клітинок або шрифту.
У цьому матеріалі розберемо, що таке автофільтр в Excel, як його створити та як з ним працювати.
Як увімкнути автофільтр в Excel
Для нормальної роботи автофільтра потрібна «правильно» створена таблиця. Правильна з точки зору MS EXCEL – це таблиця без порожніх рядків/ стовпців, із заголовком, з однотипними даними в стовпці (тобто не потрібно змішувати в одному стовпці дані різних форматів, наприклад, текст і числа або числа і дати).
Щоб створити фільтр, виділіть будь-яку клітинку таблиці, потім на вкладці «Дані» в групі «Сортування й фільтр» виберіть команду «Фільтр» або натисніть клавіші CTRL+SHIFT+L. Команда Фільтр також доступна за шляхом: «Основне – Редагування – Сортування та фільтр – Фільтр».
Якщо дані відформатовані як таблиця, поряд із заголовками з’являться стрілки. При натисканні на них відкривається список, що випадає, з умовами для фільтрації.
Відбір по стовпцю з текстовими значеннями
Якщо стовпець містить текстові значення, то натиснувши кнопку автофільтра біля заголовка стовпця, можна побачити наступне меню.
Наприклад, відобразимо лише ті рядки, які містять у стовпці «Регіон» слово «Південний» (реєстр літер не має значення). Для цього використовуємо меню автофільтра Ексель:
- Натисніть стрілку розкриття фільтра біля заголовка стовпця.
- Клацніть на значення «Виділити все» – знімуться всі позначки.
- Встановіть позначку напроти значення «Південний».
- Натисніть кнопку ОК. У результаті відобразяться лише ті рядки, які містять у стовпці «Регіон» значення «Південний» (тобто інші рядки будуть приховані).
Після застосування фільтра, стрілка його розкриття змінить свій вигляд (на ній з’явиться маленька воронка), а номери відібраних рядків стануть синіми. Якщо підвести курсор до «воронки», з’явиться підказка про фільтр, який використовується в даному стовпці. У рядку стану (внизу аркуша) відображається інформація про відібрані дані: «Знайдено записів: 4 із 25».
Вимкнути застосований фільтр можна кількома способами:
- Натисніть стрілку розкриття фільтра біля заголовка стовпця. Виберіть: Видалити фільтр із “Регіон”;
- Натисніть стрілку розкриття фільтра, потім натисніть на значення (Виділити все);
- На вкладці «Дані» виберіть команду «Очистити»;
- Виконайте команду Основне – Редагування – Сортування й фільтр – Очистити;
- Виділіть будь-яку клітинку таблиці та натисніть клавіші CTRL+SHIFT+L.
Ускладнимо наш приклад, та відобразимо записи з регіоном «Південний» і «Східний», але цього разу будемо використовувати «Користувацький автофільтр». Для цього:
- Натисніть стрілку розкриття фільтра біля назви стовпця «Регіон».
- Виконайте команду: «Текстові фільтри» – «Дорівнює…»
- Вкажіть значення «Південний» для першого поля, а «Східний» – для другого. Значення можна вибрати зі списку.
- Встановіть логічний оператор у положення «АБО» та натисніть OK.
- Перевірити результати.
Якщо в стовпці одночасно містяться текстові значення та числа, то MS Excel відображатиме меню «Числові фільтри» лише тоді, коли кількість чисел у стовпці більша за текстові значення. Інакше буде відображено меню «Текстові фільтри».
Розглянемо ще один приклад. Відобразити рядки, які містять у стовпці «Товар» значення, що починаються зі слова «Цвяхи». Для цього натисніть стрілку розкриття фільтра. Виберіть «Текстові фільтри» – «Починається з… ». Введіть слово «Цвяхи» і в результаті отримаємо такий результат.
Також, у нас є можливість відфільтрувати дані стовпця за такими умовами (на прикладі клітинок із текстовим форматом):
- Дорівнює;
- Не дорівнює;
- Починається з;
- Закінчується;
- Містить;
- Не містить.
Назви Користувацького автофільтра, що відображаються при натисканні на стрілку розкриття фільтра, змінюються в залежності від типу даних у стовпці. Це можуть бути числові команди, текстові або операції з датами.
Числові фільтри в Excel
Якщо стовпець містить числа, то меню фільтра матиме інший вид, який показаний на прикладі стовпця «Кількість» на скриншоті нижче. Налаштування фільтра у цьому випадку інтуїтивно зрозуміле та аналогічне розглянутому вище прикладу з текстом.
Розглянемо приклад, у якому зробимо фільтрацію числових значень від 25 000 грн. до 50 000 грн. у стовпці «Вартість».
- Натискаємо кнопку автофільтра біля заголовка стовпця «Вартість». Вибираємо «Числові фільтри» – «Більше або дорівнює». Відкриється користувальницький автофільтр в Excel.
- Вказуємо критерії для фільтрації значення, тобто введемо потрібні цифри у полі навпроти умови.
- Логічний оператор залишаємо у положенні «І».
На аркуші залишаться тільки ті дані, які відповідають заданому критерію.
Ще один приклад. Припустимо, користувачеві необхідно відобразити певну кількість найбільших чи найменших значень ціни.
- Натискаємо кнопку автофільтра біля заголовка «Ціна». У списку «Числових фільтрів» вибираємо оператор «Перші 10…».
- Відкривається меню «Афтофільтр для добору найкращої десятки». Визначаємось, які значення хочемо бачити: найбільші чи найменші. За допомогою лічильника задаємо, скільки таких значень має відобразитись у таблиці.
- Якщо відбір проводитиметься за числами, то призначаємо умову «Елементів списку». Якщо необхідно відфільтрувати значення у відсотках, вибираємо «% від кількості елементів».
- Щоб закрити вікно та виконати умову пошуку, натисніть OK. Для наочності можна виконати сортування даних в Excel за спаданням.
Відбір по стовпцю з датами
Якщо стовпець містить дати, то меню фільтра буде мати ще більше розгорнутий вигляд, ніж у випадку числових стовпців. Наочне це можна побачити на прикладі стовпця «День міста».
Як бачимо, кількість операцій величезна. Налаштування самого фільтра нескладне та аналогічне вищерозглянутим випадкам.
В кінці також хотілося б відзначити, що якщо дані в таблиці відрізняються кольором шрифту або клітинки, тоді фільтр також можна налаштувати і за кольором. Проте одночасно вибрати фільтр за кольором шрифту або за кольором клітинки не можна. Щоб зробити це одночасно, потрібно продублювати потрібний стовпець у таблиці (разом із форматуванням) і застосувати в одному стовпці фільтр за кольором шрифту, а в його копії за кольором клітинки.
Якщо у вас залишилися питання, то залишайте їх у коментарях. Також можете поділитись нашим матеріалом або оцінити його, для нас це теж дуже важливо.
